Nhân trong các thảo luận vừa qua tại Netwworking day Nha trang, có một topic rất thú vị về chủ đề lắng nghe, và bản thân mình cũng thấy trong các thảo luận kỹ năng lắng nghe rất cần thiết, hôm nay xin hệ thống lại và giới thiệu 1 loạt bài về các softskill qua các khóa tập huấn lâu lâu chia sẻ để mọi người cùng xem và góp ý để hoàn thiện thành một bài viết hoàn chỉnh, coi như là một phần đóng góp nhỏ của mình với mạng CĐST năm nay và cũng thực hành luôn phong cách chia sẻ, làm việc cộng tác trên mạng.
Kỹ năng đặt câu hỏi
Một cuộc họp / hội thảo không có đối thoại là một cuộc họp / hội thảo chết. Để khởi xướng một cuộc tranh luận, để kích thích tư duy phê phán, để kiể tra xem thông tin nào đã tới được người tham dự, người điều hành thường đặt ra các câu hỏi. Đặt câu hỏi là cách nhanh chóng để thu hút người tham dự và tạo ra một không khí cuộc họp / hội thảo sống động.
Mục đích hỏi
Người điều hành đặt ra các câu hỏi để :
- Thúc đẩy người tham dự tìm hiểu các lĩnh vực tư duy mới
- Thách thức các ý tưởng hiện tại
- Thăm dò kiến thức người tham dự
- Tin chắc vấn đề đã được hiểu hoàn toàn , và
- Lấy ý kiến của người tham dự
Câu hỏi tốt
Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn, rõ ý hỏi, giúp người tham dự định hướng, suy nghĩ và suy nghĩ hiệu quả
- Câu hỏi tốt là câu hỏi có mục đích hỏi rõ ràng hay ý hỏi rõ ràng . Khi đặt câu hỏi, cần biết rõ là mình đang tìm kiếm những thông tin gì hoặc muốn người được hỏi nghĩ về điều gì. Khi mục đích hỏi rõ ràng thì mới chọn được từ hỏi đúng. Ý hỏi không rõ ràng nếu cẩu hỏi “mở” quá, chung chung quá.
Ví dụ : Dạo này tình hình anh thế nào ?
Các anh chị nghĩ thế nào về ngày hôm nay ?
Những câu hỏi trên cần nêu rõ hơn “tình hình” gì ví dụ “ sức khỏe hay công việc”; hay “điều gì” về ngày hôm nay, ví dụ thời tiết, kết quả làm việc hay sức khỏe.
- Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn. Tránh những câu hỏi dài với quá nhiều giải thích như : Khi lựa chọn một phương án có rất nhiều yếu tố cần phải cân nhắc. Cần phải xác định tính khả thi, bền vững của nó. Cần phải tính toán xem chi phí cần thiết có đáng để thực hiện không. Cần phải xem phương án đó có ảnh hưởng gì đến môi trường không. Và còn có rất nhiều yếu tố khác như thực hiện mất bao lâu, tác động của nó đến mỗi bền là thế nào. Theo kinh nghiệm của các anh / chị, phần khó khăn nhất trong quá trình lựa chọn phương án giải quyết vấn đề là gì ?
Chỉ cần hỏi : Phần khó khăn nhất trong quá trình lựa chọn phương án giải quyết vấn đề là gì ?
- Câu hỏi tốt chỉ có một ý hỏi . Tránh đưa ra nhiều ý hỏi cùng một lúc khiến người tham dự không biết bắt đầu trả lời từ đâu.
Ví dụ : Cơ cấu quản lý dự án của các anh / chị hiện nay bắt đầu từ cấp nào, mỗi cấp có bao nhiêu người tham dự, chức năng của những người đó là gì , hiệu quả của cơ cấu đó ra sao, và cần thay đổi gì để nâng cao hiệu quả ?
- Câu hỏi tốt dùng từ ngữ phù hợp với vốn từ và trình độ, kinh nghiệm của người nghe
Quy trình hỏi
Trước hết, cần xác định rõ mục đích hỏi
- Tại sao tôi hỏi & hỏi để làm gì ?
- Liệu người tham dự có đủ kinh nghiệm và kiến thức sẵn có để trả lời không ?
Trình tự vấn đáp
Bắt đầu bằng một câu hỏi hẹp, cụ thể rồi tiếp tục với những câu hỏi rộng hơn, trừu tượng hơn.
1. Ra câu hỏi cho cả cuộc họp / hội thảo .
2. Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 5 )
3. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu câu hỏi (quan sát phản ứng của người tham dự)
4. Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 7) để mọi người có thời gina suy nghĩ câu trả lời
5. Mời người tham dự đưa ra câu trả lời, có thể để họ tình nguyện trả lời hoặc mời đích danh một vài người bắt đầu
6. Ghi lại ý kiến người tham dự lên bẳng hoặc giấy / thẻ giấy để tất cả mọi người nhìn rõ
7. Đặt thêm những câu hỏi làm rõ ý, những câu hỏi thăm dò và những câu hỏi kiểm chứng
8. Tìm kiếm sự nhất trí của mọi người với những ý kiến đưa ra
Thăm dò
Thăm dò là một kỹ thuật “đào xới” suy nghĩ của người tham dự để tìm ra thực sự trong đầu họ có gì! Các kỹ xảo có hiệu quả :
- Im lặng – cho phép người tham dự có thời gian suy nghĩ và có thể nói với bạn nhiều hơn
- Khích lệ - “Xin cứ tiếp tục….”
- Chi tiết hóa – “Hãy cho tôi biết thêm….”
- Làm rõ – “Ý anh / chị định nói gì với …”
- Thách thức – “Nhưng nếu điều đó đúng, thì điều gì sẽ ….”
- Bằng chứng – “Anh / chị có bằng chứng gì cho thấy rằng ….”
- Sự liên quan – “Phải, nhưng áp dụng vào đây như thế nào…”
- Ví dụ ---“Cho tôi một ví dụ thực tế về …”
Hãy nhớ rằng
Nếu người tham dự không trả lời câu hỏi, hằn có điều gì không ổn trong các câu hỏi hoặc phần diễn giải của người điều hành. Vì thế, hãy chắc chắn về các câu hỏi của bạn – xây dựng trước các câu hỏi – vận dụng các kỹ xảo hợp lý khi hỏi và rồi đáp ứng thích đáng với câu trả lời. Đặt ra những câu hỏi hay là một hoạt động đầy thử thách, đối với cả người điều hành lẫn người tham dự!
Các loại câu hỏi
Hai loai câu hỏi thông thường nhất là câu hỏi mở và câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng
Các câu hỏi đóng thường giới hạn – chỉ yêu cầu trả lời “có” hoặc “không” hoặc trả lời rất ngắn
Ví dụ:
- Anh / chị nào đã đọc báo cáo này rồi
- Các anh / chị muốn làm việc cá nhân hay làm việc nhóm
- Các anh / chị có muốn nghỉ giải lao 5 phút trước khi sang nội dung tiếp theo không ?
Câu hỏi mở
Các câu hỏi mở thường đòi hỏi có tính kích thích và thử thách. Các câu hỏi mở thường sử dụng các từ để hỏi như “Tại sao?”, “Như thế nào?”,…
Ví dụ :
- Anh / chị có thể làm gì để tiết kiệm các chi phí hành chính của cơ quan ?
- Tại sao chúng ta thấy nên chọn giải pháp này ?
- Làm thế nào để buổi họp sau kết thúc đúng giờ hơn ?
Các cấp độ câu hỏi
Người điều hành cần biết lựa chọn câu hỏi tùy theo việc họ muốn nhận được những thông tin gì trong công trả lời. Các câu hỏi có thể được phân thành 3 mức độ như sau :
Câu hỏi nhớ lại/ miêu tả
Câu hỏi ở cấp độ này giúp người trả lời miêu tả tình tiết, lời nói, hành động, diễn biến của các sự vật, hiện tượng đã xảy ra.
Ví dụ
- Trong quý vừa rồi chúng ta đã làm được những việc gì ?
- Chiêu hôm qua, các anh/ chị được giao nhiệm vụ gì ?
- Câu hỏi đầu buổi họp của chị Giang là gì?
Tuy nhiên, câu hỏi loại này cũng có thể giúp người trả lời hình dung được những điều sẽ xảy ra trong tương lai
Ví dụ:
- Trong cuộc họp giao ban ngày mai, chúng ta sẽ bàn những việc gì ?
- Khi nào anh / chị sẽ tiến hành nghiên cứu này ?
Câu hỏi phân tích
Cấp độ câu hỏi này đòi hỏi người trả lời phải so sánh, giải thích, tổ chức thông tin, sắp xếp các bước trong một tiến trình, phân tích tìm ra điểm tốt và chưa tốt – hợp lý và chưa hợp lý, đánh giá sự vật và hiện tượng, đưa ra quyết định, quan điểm của mình về một vấn đề.
Ví dụ:
- Phân tích – Phần nào của quá trình này là quyết định nhất ?
- So sánh – Hai phương án này có điểm gì chung ?
- Giải thích – Tại sao anh muốn lựa chọn biện pháp này ?
- Tổ chức – Chị có thể sắp xếp thông tin này như thế nào cho hợp lý hơn ?
- Xếp thứ tự - Các bước này cần được thực hiện theo thứ tự nào ?
- Đánh giá – Anh / chị thấy mục tiêu dự án đạt được ở mức độ nào ?
Câu hỏi ứng dụng
Cấp độ này đòi hỏi người trả lời phải tìm ra những thông tin mới dựa trên những điều đã được phân tích.
Ví dụ:
+ Áp dụng – Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta sử dụng dầu hòa thay vì dùng xăng ?
+ Ví dụ - Hãy cho một số ví dụ khác mà anh / chị nghĩ có thể ứng dụng kỹ năng này ?
+ Dự báo – Dựa trên cân đối thu chi năm ngoái, năm nay chúng ta có thể lãi bao nhiêu ?
+ Khái quát hóa – Anh / chị nghĩ sẽ vận dụng các kỹ năng mới này như thế nào ?
Ba cấp độ câu hỏi yêu cầu mức độ tư duy khác nhau cả phía người hỏi và người trả lời. Câu hỏi nhớ lại / miêu tả là loại dễ hỏi và dễ trả lời nhất, câu hỏi ứng dụng là câu hỏi khó tìm câu hỏi và cũng khó trả lời nhất.
Trong họp và hội thảo, nên sử dụng cả cấp độ câu hỏi nói trên ngay trong từng phần thảo luận. Để phù hợp với tiến trình tâm lý, và tư duy của người tham dự, người điều hành thường hỏi các câu hỏi nhắc lại trước, sau đến câu hỏi phân tích, và cuối cùng là câu hỏi ứng dụng.
Bài trước: Kỹ năng lắng nghe
PS: Xin hoan nghênh mọi chia sẻ, kinh nghiệm và đóng góp của các bạn vào phần comment của bài viết, bài viết này sẽ liên tục được update, chỉnh sửa theo các ý kiến của các bạn để trở thành một bài viết hay, có các kinh nghiệm thực tế làm ví dụ của cộng đồng (ví dụ thực tế mọi người nhé)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét